幣別基本檔
應用於採購單的採購貨幣,當你的進貨廠商是國外,可能就需要使用美金或其他貨幣來計價,此區就是設定你要使用的貨幣基本檔。
KRC網拍系統是一套專用網拍賣家開發的管理軟體,擁有一鍵導入台灣各大電商訂單檔案,強大匯出各種託運單、揀料單...等等報表,完整進銷存可以滿足公司上下需求! 添加 LINE商品機器人,讓你在所經營的 LINE群組內可免費推播商品,出門在外免近系統,直接呼叫報表即可取得(例如:庫存表) 線上微商店:上架建立你的線上商店,立即開始銷售你的產品,讓客戶直接下單購物,訂單直接併入網拍系統內,完全整合! KRC網拍系統就是一套經營網拍業不可或缺的軟體!官網 www.krc.url.tw
本區設定 [電商平台] 的抽成,例如:Yahoo 每筆訂單要抽你 5% 手續費/PChome 針對商品或月份抽取 3% 手續費…等等的相關設定,設定後僅在於計算銷貨單的 [實收] 欄位能更精準,搭配後續的成本來計算銷貨利潤時可以更正確,本區不設定亦不影響轉單與出貨。
說明:
選取要設定的客戶。
抽成方式:設定為 [固定抽成] 或 [商品抽成]
固定抽成:統一固定抽取 0.03 就是 3% 的意思,這裡有區分月份可因應特殊情況,若你與電商談定的是不管哪個月都是一樣的,那就全部設同一數值即可。
商品抽成:表示針對個別商品有不一樣的抽成,這裡的設定就必須針對商品來設定,比較累人,你可以先設定 [預設折扣]例如:0.03 ,其他非 0.03 的在針對商品抽成來設定,系統計算時若你有設定數值就會以你設定的為主,若你沒有設定的就會依 [預設折扣] 為準。
付款方式抽成:這裡指的是當網拍訂單轉入銷貨單,若你有指定付款方式(輸入銷貨單時的付款方式),例如:為信用卡時,要被抽 3% ,所以你就設定信用卡 =3% ,當產生銷貨單時就會在 [實收] 欄位扣除訂單金額的 3%
訂單抽成:這裡的設定是指,當該訂單扣除 固定抽成or商品抽成 後,電商還要再抽取一筆固定的訂單處理費,每筆訂單固定抽 5 元,此區就是設定 x元。
銷貨單:用於網拍訂單轉入,或是手動輸入銷貨單(POS)
當有消費者到店取貨,或是批發給其他同業或下游,此時就可以手動輸入銷貨單來扣除庫存。
新增:增加一張銷貨單
修改:修改一張銷貨單
作廢→作廢:當該銷貨單已經有發票號碼,即無法刪除,只能作廢它
作廢→作廢還原:還原一張已經作廢的銷貨單
作廢→刪除:刪除一張銷貨單
複製→完整複製一張單據:像另存新檔的意思,以目前單據 copy 另存一張相同的單據
複製→拆解免稅商品到另一單據:該單據的內容若是有 [應稅] 和 [免稅] 混在一起,此功能可以將它分開為兩張單據
複製→另存到銷貨退回單:將此單據另存到銷貨退回單(數量將會轉為負值)
列印:提供列印多種格式報表
編輯畫面:
單號:此銷貨單號碼
來源訂單:由網拍訂單轉入的,所以帶有當初網拍的訂單號碼
單據日期:該銷貨單日期
帳款日期:原則上與單據日期相同,應收帳款以此日期為準
客戶:該銷貨單的客戶
付款方式:紀錄該單據消費方式
付款資訊:紀錄信用卡號或其他
發票類型:2 or 3 聯式發票
發票號碼:該銷貨單已開出的發票號碼
買受人統編:消費者的發票統一編號
加扣金額:可直接對該銷貨單 + or – 金額,常見於網拍訂單轉入平台的抵用金
實際郵資:我方公司負擔的真正郵資,可於計算銷貨利潤時更正確的了解真實利潤
點數金額:如 yahoo 的超級點數,也就是消費者有折扣,但非我方負擔的金額,是電商平台贈送的
收現金額:紀錄 POS 模式時收取的現金
寄倉出貨不扣庫存:當網拍訂單轉入有勾選 [寄倉出貨不扣庫存] 時,這邊也會跟著打勾,表示扣除 [客戶] 的寄倉庫存,而非扣除目前本地庫存
下半部即為本銷貨單的銷售商品。依畫面範例輸入即可!
銷貨單的 [退貨]:本系統是以 POS 概念設計,也就像你去超商買東西,要退貨,就是再輸入一張銷貨單,把數量打[負] 值,亦系統賣出了 -1 的商品,這樣就形成退貨單了。
上次售價:依據該客戶上一次的金額
標準售價:依成本與報價內的 [售價]
標準牌價:依成本與報價內的 [牌價]
最末次售價:不限客戶,該商品最後一次售價
廠商產品對應
有時你在採購商品時,採購商可能會要求你給他的採購單必須顯示對方的料號,以方便對方核對產品與出貨,這裡就是設定相關的資訊。
挑選廠商:就是你要設定的採購商
新增:選取我方的商品代號,輸入對方的產品代號與名稱
之後於採購單時就可以列印出符合對方採購料號的版本。
建立公司採購商品的廠商
新增、修改、刪除:不再詳述
變更:對於編號的變動,當編號被使用過,系統就不允許變更與刪除,而此功能就是非不得已時,用來變更編號的,因為是整個資料庫及有關連資料都會一起變動,所以比較耗時與有點危險,萬一變動中間發生斷線或其他狀況,恐會造成資料錯亂,所以非不得已請避免使用。
尋找:開窗尋找某一廠商
動作:匯入與匯出,與產品基本檔操作相同,請自行參閱。
列印:直接列印所有廠商,系統列印均轉為 PDF 檔案供下載與列印。
產品基本檔-匯入
要建立產品時,除了手動一筆一筆新增,系統也可以批量匯入,下圖即為匯入時的畫面
1.首先選取你的 excel 檔案(含有產品基本檔)
2.按 [讀取檔案]
3.選取要匯入的 [分類]
4.設定對應的欄位
5.開始匯入
設定對應的欄位,就是指你的 excel 第一個欄位 F1 如果是料號,那對應欄位的地方就下拉選取 [料號]
若第二個欄位是料品(商品名稱),則對應欄位 F2 就下拉選取 [料品名稱]
系統至少要有 [料號], [料品名稱] 這兩個欄位才可以匯入喔!
常見的 CSV 檔案其第一列都會有表頭,匯入時請注意是否第一列為表頭,若有的話請先刪除它再匯入
匯入的分類:是指本次批量 excel 檔產品的分類,例如:化妝品類、五金類、廚房清潔類…. 你必須先在系統建立分類,在此匯入時只可以指定一個分類,也就是說,如果你有5個分類的產品要匯入,那你要分 5次來操作。
LINE機器人推播
LINE 一直是台灣最常使用的通訊軟體,你是否也有經營一個或多個 LINE 的群組,常常在群組內曝光自家的產品呢?
KRC網拍系統目前提供一隻 KRC_BOT 的 LINE機器人給客戶使用,只要設定完成後,將機器人拉入你的群組內,日後即可協助你推播自家的產品,而且沒有發佈訊息數量限制喔。
你可以將機器人拉入多個群組(目前系統並未限制群組數量,之後流量大的話應該會開始限制)
機器人僅協助你推播產品,消費者點擊後均導流到你所設定的網址,例如:官網/雅虎/PCHOME…等等。(你的上架拍賣的平台網址)
還不只這樣喔!綁定帳號手機,還可以透過 LINE 即可進行系統查詢,例如:只要跟機器人說: /庫存表/
機器人就會提供最新的庫存表給你,讓老闆出門在外也不用進入系統看報表,只要在 LINE 跟機器人對話就可以!
LINE帳號設定:
請先進入此區,依照畫面說明綁定你的主帳號。
LINE產品推播:
此區可讓你設定要推播的產品,而產品即從[商店→上架商品]拉出,因為在 LINE群組裡面顯示,建議也不要一次太多商品,10個產品以內比較剛好
上移、下移:調整當在 LINE 裡面呼叫出現的順序
編輯畫面:
產品編號:可透過後方 … 按鈕選取已上架的商品
商品點擊網址:指的是消費者點擊 圖片 區域要串接的網址
按鈕點擊網址:指的是消費者點擊 [訂購] 按鈕後要串接的網址
按鈕文字:可以設定 [訂購] or [馬上購買] … 等等字樣
簡單一點,產品網址與按鈕網址其實設定為同一個網址就可以了,就是導到你的官網/雅虎/PCHOME…的該產品頁面上!
若是你希望導到本系統內的 LINE商店,可以複製 [上架商品] 區內該商品的連結來使用。
開始推撥商品:
只要在群組內發送 /商品/ 機器人就會將你所設定的推撥商品秀出來,群組內的其他使用者只要點擊就可進入購物囉!
應收應付-帳款維護
應收與應付帳款操作皆相同,只在對應的是客戶或廠商的分別,在此僅說明應收帳款,應付帳款請自行套入為廠商概念即可,此功能為系統所有應收帳款的部份,選取日期區間和客戶,按讀取資料即可
應收帳款:
凡有登打銷貨單即有應收帳款
此區為處理銷貨單登打後的沖帳處理,系統是以[發票]來沖帳,即有勾稽發票者表示沖帳完成,沒有發票者可自行輸入一個虛擬的發票號即可
應付帳款:
凡採購單有收料入庫者,均會有應付帳款
例:採購單叫貨100個,本次收料80個,即有80個的應付帳款,與應收帳款相同,均以發票來沖帳
新增發票:
發票號碼:應收帳款就是我們開出的發票,應付帳款就是我們收到的發票,若暫未收到發票可先以日期編流水號代入,如 20151211001 ,避免重覆即可
支票號碼:可有可無,表示該金額所對應的支票號碼
折讓金額:此欄位直接抵扣沖銷掉的金額,與折讓單的概念不同
設定發票:
列出資料後可拖拉區間按此鈕進行發票設定(就像是沖帳)
取消發票:
清除已有設定發票資料者,要刪除已開立的發票資料,必須先將已有設定發票的資料清除才有辦法刪除資料
自動開立發票:
輸入網路訂單號碼,系統自動對應銷貨單並設定開立發票(應收帳款才有)
下半部:該區間已開立的發票資料
新增發票後,此為選取發票的畫面,不用一張銷貨單對應一張發票,可以多張銷貨單→開立一張發票對應就好。
財務成本→帳款處理:
同上述,已開立的發票資料就會出現在這裡,有需要修改或刪除可直接在這裡處理,也可直接在此增加款項,如:加收運費、加收手續費、加收違約金…等等,無實際進出貨而延收的費用發票。
設定已收款:這裡可當真正收到錢時,設定為已收款,來認定該張發票已兌現
取消已收款:反之,將已收款註記取消掉
自訂版型
當我們有自行架設官網時,且也提供消費者購物行為,此時我們也將每日訂單匯出成為一個 Excel 檔,比照一般網購平台的方式來進行系統匯入。
在網路訂單作業→匯入:自訂版型
自訂版型畫面如下:
增加欄位型態:
增加出來的欄位設定對應系統的欄位,如:第一格是訂單號碼,表示 excel 檔的第一個欄位是訂單號碼
儲存後就可在上個劃面的檔案格式下拉中看到此新增的格式
選用此格式就可讀入自訂版型的 Excel 檔,其餘動作均相同
回填:轉回託運單號
當託運公司軟體列印完託運單之後,可使用該軟體將託運資料匯出成一個 Excel 檔,這時就可以使用 [回填] 的功能來將 Excel 內的 [託運單號 ]資訊回寫到系統內,方便日後可直接追查該託運編號狀況。
回填託運公司:選定是哪個託運公司的資料
回填條件:用哪個條件比對回填入系統,因為託運公司的軟體匯出並不會有訂單號碼可供我們對應轉入,所以只能用[收貨人]或加上[地址]等方式來對應。
例如:收貨人=王小明,系統就會找到目前尚未填入託運單號的訂單,且收貨人是王小明的,將託運單號寫入該訂單
下畫面是郵局的託運資料 Excel 範例
選擇上傳的 Excel 檔案,按 [讀取檔案] 將資料讀入,回填條件設定為 [收貨人],按 [開始回填] 即可!
手動建立託運單:
系統也支援手動建立託運單的回填資料,可依畫面紅框處下載 Excel 格式
依照內容格式填入資料,如下圖,紅框欄位必填,填完儲存後,直接使用本功能讀取檔案,回填條件=訂單號碼,再點擊 [開始回填] 即可!
作業流程→庫存相關→庫存寄倉單:將內部主庫存轉到 Pchome 或是 Pchome 的庫存轉回主庫存
作業流程→庫存相關→庫存轉倉單:將Pchome庫存轉到 MOMO
作業流程→庫存相關→寄倉調整單:調整 Pchome 庫存的數量
倉庫在管理上,常常會有碰到需要第二倉庫或第三倉庫的問題,LC系統在庫存設計上並沒有設計倉庫別的概念,原因是庫存設計有倉庫別時,採購單入庫就要選定要入哪個倉,銷貨單出貨時也要選從哪個倉出貨,選的正確多花一點點時間倒沒差,就怕一個新手選錯了,庫存就大亂,往往最後還是回到單倉庫存用法。
我們此篇說明的是如 PCHOME,MOMO,Treemall … 等寄倉出貨的動作,以 PCHOME 為例做說明
作業流程→庫存相關作業→庫存寄倉單:
將商品發貨到 PCHOME 的集貨倉,所以系統庫存會減少,PCHOME 的寄倉庫存會增加
下圖中,將選定的三個商品各發貨 10 個到 PCHOME 寄倉,所以這三個商品我方庫存會各減少 10 個,PCHOME 寄倉庫存會各增加 10 個
相反的,要將 PCHOME寄倉 的商品拉回到主庫存,將是將數量改為 [負] 就可以了
作業流程→網路訂單作業 轉 銷貨單:
此動作就是當 PCHOME 那邊賣出商品了,此時我們要匯入 [寄倉出貨] 的訂單,就要記得把 [寄倉出貨不扣庫存] 鈕打勾,轉入銷貨單之後,此張訂單就會扣PCHOME寄倉庫存,而不是扣我們的本地庫存。
轉入銷貨單後也會有勾取 [寄倉出貨不扣庫存]
作業流程→庫存相關作業→寄倉調整單:針對現有寄倉中的庫存進行調整
報表查印→寄倉庫存表:
透過此張報表就可以了解目前 PCHOME 那邊還有哪些商品,各庫存是多少。其它如 MOMO,Treemall 也是一樣的作法即可。
當我們公司有第二倉庫或第三倉庫時,將把它當做是 PCHOME寄倉 的概念,到客戶基本檔內增加一個客戶叫作 [第二倉庫] ,之後就照上述做法,把商品透過 [庫存寄倉單] 移動到 [第二倉庫] ,再透過 [銷貨單,寄倉出貨不扣庫存] 來減少該庫存數量。以此來達到控管第二倉、第三倉、分公司庫存、經銷商庫存….等等。
其它相關單據:
作業流程→庫存相關作業→寄倉調整單:直接調整第二倉庫內的料件庫存數量
作業流程→庫存相關作業→庫存轉倉單:將第二倉庫的料件調撥到第三倉庫,或是將PCHOME寄倉的物件調撥到MOMO寄倉的意思,轉倉並無法轉回主庫存,僅為分倉之間的轉換,欲將寄倉轉回庫存請依 [庫存寄倉單] 將數量輸入 [負] 值來處理
轉單:產生銷貨單
雖然我們已將網路訂單轉入系統,但尚未出貨完成,所以系統仍未扣除庫存,接下來就是說明備料與扣除庫存的動作
匯入訂單後回到主劃面就可以看到已轉入的訂單,若有問題可以修改編輯它
列印→揀料單:可選取多筆訂單列印揀料單供倉管人員備料取用。
列印→訂單明細表:可選取多筆訂單列印明細單據,當隨貨附件明細或分貨人員裝貨用。
轉單→轉銷貨單:可選取多筆訂單一次轉入銷貨單,一旦轉入銷貨單庫存就會被扣除。
按轉單→轉銷貨單:會出現下方視窗,供您確認要轉入的日期與銷售員。
付款方式:可於 基本資料→付款方式設定 內增修,或可選擇 [自動比對] 的方式,系統會依照網路訂單作業內的付款方式欄位來比對 [基本資料→付款方式設定] 內的中文名稱,帶入正確的代號,而 [基本資料→付款方式設定] 可設定抽成% ,將影響轉出後的銷貨單 [實收金額],例如:若是將 [信用卡]設定抽成 6%,則系統會依總金額扣 6% 來帶入 [實收金額] 欄位
自訂導入:可以自行輸入訂單號碼挑選出來進行轉銷貨。
檢查庫存:
本區提供以目前所有商品的庫存,計算目前畫面上的訂單需求,若有庫存不足時,系統自動取消訂單前方的選取打勾鈕。
計算庫存時,庫存 – 數量 = 結餘。並往下相同商品遞減計算之。
當發生庫存無法滿足時,自動取消訂單前方的打勾記號。當然,也可以手動勾選強迫轉單。
轉單區:
轉入銷貨單後資料便出現在 [作業流程→銷貨單]
若轉單錯誤需修改,請先到銷貨單作業刪除已產生之銷貨單,再回到本作業區內,上方有 [動作→變更] 清除已轉單資訊 的按鈕,清除後就可以再重轉一次
設定組合商品:
一般公司常會把組合商品與實際存在BOM的物料搞混,比如說:我公司是賣口腔清潔用品的,商品如下
A001 =牙刷 售價=100
A002 =牙膏 售價=150
平時在電商都是單獨銷售的,今天因為父親節要推出特惠活動,推出一個商品綑綁包
商品C=牙刷+牙膏 售價=220
此時 商品C 就是組合商品,因為他只為了父親節才推出的,明天就不再有此商品組合了。所以在產品基本檔內 [不應該] 建立此料號。只要建立在組合商品就好了。
反之,商品C 若不是因為父親節才推出的,而是平時就有的,那他就應該不是 組合商品,而是公司的實際商品,也就是產品基本檔內應該有這個料號存在才對,也會有此商品的庫存。
A001 =牙刷 售價=100
A002 =牙膏 售價=150
A003 =牙刷+牙膏組 售價= 220 (組合商品)
換句話說:當消費者訂購 A003 商品時,若你希望扣除 A001 , A002 兩個商品的庫存,那就要建立組合商品,若你希望系統僅扣除 A003 的庫存,那就 [不需要] 建立組合商品。
基本資料→組合商品設定
組合料號:設定在網路平台上的組合商品料號,可以空白
組合品名:設定在電商上的組合商品名稱,需與電商匯出的 excel 檔內的 [名稱+規格] 一模一樣
加入料號:加入拆開後各單一商品的料號與數量
系統比對順序:優先以 [組合料號] 比對,若不存在則再依 [組合名稱] 名稱比對,最後依 [組合名稱+規格] 作比對
上述作法需要自行去複製訂單 excel 內的 品名與規格 內容貼到 [組合名稱] 內,因為一定要百分之百一樣的名稱才會對應正確,所以常常因為差一個字、多個空格、多打一個逗號就造成對應不正確,因此下述為簡便加入的方式。
在匯入訂單時,你可以點選該商品後按 [設為組合商品]
直接進到組合商品設定窗,並將 [組合名稱] 帶入,只要自行加入對應商品和數量即可
回到轉入訂單的劃面,是組合商品帶出的就會在 [組合] 欄位顯示數字,如客戶購買的商品內有 2 個組合商品時,就會有 1 跟 2 , 以此類推。
若是要整批匯入組合商品,可依下畫面方式建立 Excel 來整批匯入,下載 excel 範本
[組合名稱] 必須 100% 跟日後平台的訂單檔裡面的 [組合商品名稱+規格] 一樣,所以建議使用網拍訂單匯入的第 3步驟建立組合商品,才能確保系統能正確展開子商品
成本計算
系統內提供成本計算功能,能讓你掌握物料成本,看緊你的荷包
成本計算方式有下列幾種可供你選擇:
平均成本(採購數)=採購單內 合計(採購數*單價*匯率) / 合計(採購數)
平均成本(入庫數)=採購單內 合計(入庫數*單價*匯率) / 合計(入庫數)
最高成本=採購單內 最高 (單價*匯率)
最低成本=採購單內 最低 (單價*匯率)
最新成本=採購單內最近一次 (單價*匯率)
移動加權平均成本=(未進貨前庫存金額+本次進貨金額)/(未進貨前庫存數量+本次進貨數量) 參閱註2
其它: (關稅金額 + 外幣運費*匯率 + 台幣運費) / 合計(採購數or入庫數)
註1:
第一次使用系統成本時,因為都是都沒有採購資料與廠商加工報價,可以自行輸入該商品的成本(商品匯入時一起匯進來),但是當日後開始有採購單時,使用本功能更新成本時,都是以採購單來計算的,並不會包含第一次自行輸入的成本。
註2:移動加權成本算法
2018/05/01 購買 A 商品 10 件,價格 11 元,此時成本就是 11 元
2018/05/03 第二次購買 A 商品 20 件,價格漲為 12 元
此時計算成本
未進貨前庫存金額: (10 * 11) = 110
本次進貨金額:(20 * 12) = 240
未進貨前庫存數量: 10
本次進貨數量:20
因此算出的成本就是 (110 + 240) / (10+20) = 11.66
2018/05/05 銷貨 A 商品 5 個,庫存剩25個
2018/05/07 第三次購買 A 商品 10 件,價格跌為 9 元
此時計算成本
未進貨前庫存金額: (25 * 11.66) = 291.5
本次進貨金額:(10 * 9) = 90
未進貨前庫存數量: 25
本次進貨數量:10
因此算出的成本就是 (291.5 + 90) / (25+10) = 10.9
請注意,每次運算移動加權成本時,都是以當下的成本為基礎點,計算加總日期區間後的新成本
若需要往前回推成本,如:依上例已計算到 2018/05/07 了,但可能因其他需求想要還原到 2018/04/30 的成本,此時須先將產品成本手動歸 0 再重新計算 0001/01/01 ~ 2018/04/30 即可
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